التخطيط للعمل التطوعي (فن
استشراف المستقبل) (2)
كتبه/ غريب أبو الحسن
الحمد لله،
والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
خطوات التخطيط:
1- معرفة الواقع وجمع المعلومات:
- يمكن استخدام تحليل
سوات السابق ذكره.
- ولأن التخطيط هو
جسر بين الحاضر والمستقبل؛ لذلك يجب على مَن يقوم بالتخطيط: المعرفة الدقيقة
بالواقع؛ لكي يستطيع أن ينطلق للمستقبل من أرضية واضحة، فعليه أن يكون مدركًا
لواقع مؤسسته من حيث الموارد البشرية بكل تفصيلاتها، مثل: كم عدد ما تحت يديه من
أفراد؟ وما إمكانياتهم؟ وما هو الوقت المتاح لديهم في التطوع؟ ومن الذي يتمتع
بصفات قيادية؟ مَن بين الأفراد له إمكانيات علمية وتكنولوجية خاصة؟ ما نقاط القصور
في الأفراد وفي فِرَق العمل؟
وكذلك معرفة الموارد
المالية المتاحة للمؤسسة، ومدى التزام أعضاء المؤسسة في دفع اشتراكاتهم، وهل هناك
عجز في الموارد المطلوبة لتنفيذ الأنشطة؟ وكيفية سد هذا العجز؟
ثم النظر للبيئة
المحيطة، ومعرفة الواقع السياسي المحيط بالمؤسسة وموازين القوى فيه، وعلاقة
المؤسسة بواقعها السياسي، وكذلك الحال في الواقع الاقتصادي والاجتماعي وأثرهما على
أنشطة المؤسسة.
- ثم تصنيف هذه
المعلومات وتحليلها لتحديد طريقة التخطيط الأنسب كما سبق ذكره.
- ولكي تكون المعلومة
مفيدة ينبغي أن يُراعَى في المعلومات أن تكون حديثة، ولم يعف عليها الزمن، وأن
تكون دقيقة ومتأكد منها، أي: من مصادر موثوقة.
- وأن نفرِّق بين
المعلومة والاستنتاج؛ فعلينا عند جمع المعلومة أن نبتعد عن الاستنتاج؛ لأن كل ما
هو واقع ويمكن الحصول عليه لا ينبغي استنتاجه، وإنما نعمل الاستنتاج والتخيل عندما
نمارس عملية التخطيط بعد جمع المعلومات، عندما نحاول توظيف هذه المعلومات في تحديد
الأهداف والوسائل، أو في التغلب على عقبات عملية التخطيط.
2- صياغة الأهداف:
- بعد جمع المعلومات
وتحليلها نتجه نحو الخطوة التالية، وهي صياغة أهداف المؤسسة، والأهداف هي النتائج
التي ترغب المؤسسة في تحقيقها والوصول لها.
- وينبغي أن تكون هذه
الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق، وتستند في تحديدها على واقع المؤسسة، وواقع بيئة
المؤسسة متشبعة بمبادئ المؤسسة، وألا تحلق في الخيال، فالهدف الخيالي لا يلبث أن
يصيب صاحبه بالإحباط وخيبة الأمل.
- وكذلك ينبغي أن تكون الأهداف واضحة وضوحًا تامًّا لا يحتمل وجود أكثر مِن
تفسير لها؛ وذلك لأن الهدف يحدد
مسار الأنشطة التي تتبناها المؤسسة، فلو احتمل الهدف أكثر مَن تأويل لربما تحركت
الوسائل والأنشطة مغردة بعيدًا عن الهدف؛ بسبب سوء فهمها من أعضاء المؤسسة.
- وكذلك ينبغي أن
تكون الأهداف قياسية قابلة للقياس، أي: نستطيع بعد فترة من التنفيذ أن نقيس قدر
الإنجاز الذي تم فيها، فنعلم: هل الهدف يحقق تقدما أم أن الأمر يستدعي تدخل
القيادة لإدراك القصور وعلاجه؟
3- طرح البدائل والوسائل المتاحة لتحقيق الأهداف:
- تحقيق الهدف هو
النتيجة التي نريد الوصول لها، والوسائل هي الآلة والطريق الذي يوصلنا نحو الهدف،
وبطبيعة الحال تتعدد الطرق للوصول للمكان الواحد، فمَن أراد السفر مِن القاهرة إلى
الإسكندرية يجد أمامه العديد من الطرق والوسائل التي يمكن أن يختار بينها، فمن
الممكن أن يسافر بالطائرة أو القطار أو السيارة.
- ونحن في هذه الخطوة
نستعرض كل الوسائل المتاحة أمامنا لاختيار الوسيلة الأنسب من بينها.
فكيف نستطيع حصر الوسائل التي تحقق أهدافنا؟!
يكون ذلك بسؤال أهل
الخبرة مباشرة أو من خلال مراسلاتهم، وطلب النصح المكتوب أو المسموع أو المقروء
منهم، ويكون أيضًا بعقد جلسات العصف الذهني مع فِرَق العمل وطرح العديد من الأسئلة
عليهم، ويكون بمراجعة الخطط القديمة والاستفادة منها.
- وتأمَّل في صنع
النبي صلى الله عليه وسلم عند اختيار مكان معسكره في غزوة بدر، واختيار حفر الخندق
في غزوة الأحزاب.
4- اختيار البديل الأنسب:
- في هذه الخطوة يكون
لدينا العديد من الوسائل التي من المفترض أنها توصلنا إلى أهدافنا المنشودة.
ولكن كيف نفاضل بين الوسائل المتاحة؟
هناك بعض الخطوات
المنطقية التي تمكنا من اختيار البديل الأنسب، والتي عند اتباعها خطوة خطوة نصل من
خلالها للبديل الأنسب.
من ذلك استعراض كل
البدائل والمقارنة بينها من حيث السلبيات والإيجابيات، واختيار الوسائل التي تغلب
إيجابياتها على سلبياتها، ثم النظر لما تبقى من الوسائل، وتخيل أي هذه الوسائل
سيترتب عليها مشكلات، واستبعاد الوسيلة التي تكثر مشاكلها، ثم النظر لما تبقى من
وسائل واختيار الوسيلة التي نملك إمكانية القيام بها المكانية المالية والبشرية،
ثم النظر لما تبقى من وسائل، واختيار الوسيلة التي ستساهم في توافق فريق العمل
عليها.
ومثال ذلك: عندما تقرر مؤسسة
المساهمة في الارتقاء بالناحية العلمية في المجتمع، فإنها ستجد أن أمامها العديد
من الوسائل، مثل إنشاء المدارس والمعاهد أو إنشاء فصول التقوية أو منصات التعليم
الإلكترونية، وباتباع الخطوات السابقة، وبالنظر للموارد المتاحة والظروف المحيطة
سياسيًّا واقتصاديًّا واجتماعيًّا، نستطيع بسهولة اختيار الوسيلة المناسبة لتحقيق
الهدف، والتي تغلب مزاياها على عيوبها، والمشاكل المترتبة عليها قليلة، ونملك
الموارد اللازمة للقيام بها، ونستطيع كذلك جمع فريق العمل عليها، ويتحمسون
لتنفيذها.
5- وضع الوسائل والبرامج المختارة في إطار زمني:
- الآن أصبح لدينا
مجموعة من الأهداف، ومجموعة من الوسائل المختارة بعناية كبيرة لتحقيق هذه الأهداف،
وحتى تتحول هذه الوسائل لخطة عمل لا بد من وضعها في إطار زمني، فأبرز الفروق بين
العمل العشوائي والعمل المنظم هو ذلك الإطار الزمني الذي تصطف فيه وسائل العمل
المنظم، بينما وسائل العمل العشوائي تتقافز في ذهن صاحبها دون إطار زمني ضابط.
- ونراعي عندما نضع
الوسائل في إطار زمني، مناسبة الزمن للأعمال من حيث الوقت المطلوب لتنفيذ العمل
دون إطالة أو تقصير، بل نختار الوقت المناسب، وكذلك تخير الوقت المناسب من حيث
التاريخ، فالأعمال التي تصلح للصيف تختلف عن التي تصلح للشتاء وأوقات الدراسة
تختلف عن أوقات الإجازة.
6- تخصيص الموارد اللازمة:
- استحضار الموارد
المتاحة سواء المالية والبشرية لا بد أن يكون مستحضرًا عند صياغة الأهداف، ووضع
الوسائل حتى تتناسب مع مقدرتنا على تغطية نفقاتها.
- وتخصيص الموارد
ينبغي أن يكون متوازنًا؛ فلا نبالغ في تكلفة الأعمال المالية أو البشرية، ولا نخصص
نفقات أقل من المطلوب ثم نترك فِرَق العمل غارقة في البحث عن موارد لتغطية
النفقات، فيتشتت تركيز فِرَق العمل.
- وكذلك ينبغي أن
تكون هناك سهولة في اعتماد وصرف الموارد والبُعد عن التعقيدات التي تجعل جزءًا من
وقت وجهد فرق العمل ينقضي في الحصول على الموارد المعتمدة.
7- شرح الخطة لفرق العمل وتوزيع السلطات:
- من المهم عرض خطة
العمل على أبناء المؤسسة والاستماع لاقتراحاتهم؛ فذلك يحقق العديد من الفوائد،
منها: تنقيح الخطة بالاستماع لقطاع من التنفيذيين أصحاب الخبرة، وكذلك تحميس فرق
العمل بإشراكهم في وضع الخطة.
- ومن المهم أيضًا: شرح خطة العمل على
الفِرَق التنفيذية حتى يكونوا مستوعبين لأهداف المؤسسة، فلا يغردوا بعيدًا عنها،
وحتى يكونوا متصورين أهمية دورهم في الخطة وموقع دورهم، وأي ترس يشغلون في ماكينة
تنفيذ الخطة، فذلك أدعى أن يكونوا أحرص على نجاح الخطة وعدم التكاسل.
8- متابعة تنفيذ الخطة:
- وبعد الشروع في
تنفيذ الخطة ينبغي متابعتها، ورصد مدى فعاليتها بمراجعة نتائجها الجزئية للتدخل إن
كان ثمة خلل فيه؛ سواء من حيث الأهداف بالمبالغة فيها، أو مِن حيث فاعلية فريق
العمل، أو من حيث صلاحية الوسائل.
- فإذا رصد المتابع
خللًا في تحقيق نتائج الخطة ينبغي أن يسارع إلى التدخل بالتغيير المناسب بتعديل
الهدف أو الوسائل أو الأشخاص.
خصائص الخطة الناجحة:
- إن مِن أهم خصائص الخطة الناجحة: أن تتسم بالمرونة، وألا تكون جامدة من حيث الأهداف أو الوسائل، ومن
حيث الأفراد المنفذين، وإن كانت الأهداف أكثر ثباتًا من الوسائل، لارتباط الأهداف
بالمبادئ التي تتبناها المؤسسة، ولكن يمكن لواضع الأهداف أن يعتريه شيء من الطموح
الزائد، فيبالغ في قدرة المؤسسة على تحقيق هدف ما، فيحتاج لمراجعته بما يتناسب مع
قدرة مؤسسته.
- وكذلك من صفات
الخطة أنها ينبغي أن تكون واقعية لا تحلِّق في الخيال، بل تكون متناسبة مع قدرات وإمكانيات
المؤسسة، ومع البيئة المحيطة بالمؤسسة والانتباه "أن القلم أكثر جموحًا من
الساعد".
- وكذلك مِن سمات
الخطة الناجحة المشاركة، فكلما اتسعت المشاركة في وضع الخطة كان ذلك أدعى لنجاحها.
معوقات التخطيط:
1- عدم صحة ودقة
المعلومات أو كونها معلومات غير صحيحة.
2- عدم قناعة
العاملين بالخطة؛ لذلك لا بد من مشاركة العاملين في وضع الخطة وسماع اقتراحاتهم.
3- خيالية التنبؤات
والتوقعات.
4- وجود قيود من خارج
المؤسسة.
5- وجود هيكل إداري
ضعيف لا يستطيع تنفيذ ما خطط "أهمية تدريب العنصر البشري".
6- قلة اهتمام
الإدارة العليا بالتخطيط وإعطاء الأولوية للتنفيذ، فالتنفيذ يشبع الرغبة في الشعور
في الإنجاز على المدى القريب، ولكنه يغفل النظرة الشاملة للأعمال، فتتراكم المشاكل
دون شعور من المسئولين.
خصائص المخطط الناجح:
- المخطط هو مَن شارك
في التنفيذ بنفسه فاكتسب خبرة التنفيذ مما يجعله متوازنًا في وضع الخطط، ومدركًا
لما يطيقه فريق العمل من تكليفات، ويستطيع تحديد الموارد اللازمة للأعمال، ويستطيع
تقييم الأعمال تقييمًا منصفًا، فمشاركته في التنفيذ يجعله مستحضرًا حجم العقبات
التي تواجه فِرَق العمل وأثرها في التقييم النهائي للعمل.
- والمخطط الجيد هو
مَن يستطيع أن يتخيل شكل المستقبل دون مبالغة في التفاؤل ولا في التشاؤم.
- المخطط الجيد هو من
يستطيع التعامل مع المعلومة؛ سواء من حيث القدرة على جمعها من مصادرها، أو من حيث
استنتاج ما غاب عنه منها، أو من حيث تحليل ما وصل له منها.
- المخطط الناجح هو
مَن يستمع لرأي الفريق التنفيذي، فيسمع لمقترحاتهم، بل يشارك بعضهم معه في وضع
الخطة.
- المخطط الناجح هو
الذي يغلب عليه الطموح والتفاؤل والرغبة في تحدي العقبات، ويمتلك عقلية البحث عن
الحلول لا الاستسلام.
لماذا توجد فجوة بين التخطيط والتنفيذ؟
- قد توجد فجوة بين
التخطيط والتنفيذ فتجد البعض يغرق في التخطيط ووضع الرؤى والتصورات ثم لا ينتقل
للتنفيذ؛ مما يكون له أثر سلبي على فريق عمله من الشعور بعدم الإنجاز وعدم الجدوى،
كالذي يملك سيارة يديم الصيانة الدورية لها ويدرس وجهة سفره بدقة، ويعد الخرائط
اللازمة لذلك، ويدرسها العديد من المرات، ولكنه لا يفعل بها ولا بالسيارة شيء،
يحتفظ بها في مرآب منزله دون أن يستغلها في السعي نحو هدفه ووجهته!
- وقد يندفع البعض
نحو التنفيذ دون تخطيط، فينطلق نحو تنفيذ البرامج والأنشطة التي لا تخلو من الخير
والنفع، ولكن الذي ينطلق نحو التنفيذ دون تخطيط كالذي ينطلق بسيارته، فيجد طريقًا
متسعًا وممهدًا يزيد من سرعته دون أن يحدد وجهته بدقة، فربما بعد فترة من الزمن
يدرك أنه قد أرهق سيارته، ولم يصل حيث كان يقصد.
- والتوازن في الأمر
هو أن التخطيط للتنفيذ كالرأس بالنسبة للبدن، فالتخطيط حاكم وموجه للتنفيذ،
والتنفيذ مكمل ومغذٍ للتخطيط، وينبغي أن تربط الاثنين دورة دموية واحدة؛ لأنه لا
حياة لأحدهما دون الآخر، كما لا حياة للرأس بدون الجسد.
- وقد نحتاج لتبسيط
الخطط دون تعقيد أو إغراق في التفاصيل، فلكل نوع من التخطيط مستوى من التفصيل،
فالتخطيط الاستراتيجي الذي تقوم به المستويات العليا في الإدارة ينبغي أن يكون
خطوطًا كلية يغلب عليها رسم مسارات المؤسسة، أما التخطيط التكتيكي فهو مرحلة وسط
تحول هذه المسارات الكلية لشيء من التفاصيل لكي تتمكن فرق العمل من تحويله إلى خطط
تشغيلية تنشغل بالبرامج والأنشطة والإجراء.
نماذج من التخطيط من السيرة النبوية:
- بدايته للدعوة
للدين الحنيف سرًّا؛ لأن الإسلامَ وقتها كان غريبا مجهولا مرفوضا، واستمر يدعو
سرًّا ثلاث سنوات من العمل الدؤوب المستمر.
- كذلك بدأ النبي
-صلى الله عليه وسلم- بدعوة عشيرته الأقربين من أهله وأصحابه.
- وكان -صلى الله
عليه وسلم- يدعو إلى سبيل ربه بالحكمة والموعظة الحسنة، ولم يكن فظـًّا غليظًا.
- ثم جهر بالدعوة
صادعًا بأمر الله، معرضًا عن المشركين والجاهلين، صاعدًا جبل الصفا حتى يكون جهره
كأحسن ما يكون!
- استخدم -صلى الله
عليه وسلم- كل الوسائل المتاحة لإيصال دعوته؛ فكان يدعو الناس للاجتماع وكان يذهب
إلى الناس في تجمعاتهم، وكان يستثمر المواسم في دعوته كموسم الحج، وكان يرحل من
أجل تبليغ دعوته، وكلَّف مَن أسلم أن يدعو غيره للإسلام، وكلف مَن تعلم أن يعلِّم
غيره، وأرسل الرسل والرسائل للملوك والأمراء.
- وتأمل كيف أدار
النبي -صلى الله عليه وسلم- غزوة الأحزاب وقد اجتمعت عليه العرب من كل الجزيرة
ورموه عن قوس واحدة، وتأمَّل كيف استشار النبي -صلى الله عليه وسلم- أصحابه في أمر
تحصين المدينة، ثم تأمل كيف قسَّم العمل على أصحابه وتناوب العمل معهم، ثم كيف
أدار شئون المدينة، وكيف حصن النساء والأطفال، وكيف أرسل حذيفة لجمع المعلومات،
وكيف راعى موازين القوة، وأمر حذيفة ألا يذعرهم عليه -صلى الله عليه وسلم-، ثم كيف
استثمر مَن أسلم مثل نعيم بن مسعود في التفريق بين العرب وإضعاف قوتهم.
- ثم تأمل كيف استعد
النبي -صلى الله عليه- وسلم لفتح مكة، فمنع المعلومات عن قريش، وأعد العدة أن يدخل
مكة دون قتال، وكيف استغل الجانب المعنوي في تيئيس قريش من مقاومة الجيش الإسلامي،
وكيف كان لحسن معاملته مع أبي سفيان بن حرب الأثر الجيد في الفتِّ في عضد كفار
قريش.
وأخيرًا: التخطيط هو مفتاح
نجاح العمل المؤسسي، والمؤسسات القائمة على العمل التطوعي أولى بالتخطيط من غيرها؛
وذلك لتتمكن من إدارة مجهودات المتطوعين فيها، والتي هي في الغالب مجهودات مقتطعة
مِن وقتهم الأصلي؛ بالإضافة إلى أن درجة الإلزام في العمل التطوعي هي بطبيعة الحال
أقل من مثيلاتها في العمل القائم على النواحي الربحية.
موقع أنا السلفي
www.anasalafy.com
