المتابعة في العمل
التطوعي... فن علاج الخلل (3)
كتبه/ غريب أبو الحسن
الحمد لله،
والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
تاسعًا: مؤشرات ومعايير الأداء:
- ينبغي أن
تكون الأهداف واضحة وواقعية، وقابلة للقياس حتى يسهل متابعتها.
- وضع
المعايير يعني وضع معدلات للأداء يُقَاس عليها درجة الإنجاز في الأعمال.
- هناك معيار
كمي، وهو: معيار يعتمد على الأعداد، وهو يعتبر المعيار الغالب في عملية التقييم،
مثل: عدد الأنشطة، عدد الحضور، مقدار المنهج المدرس، عدد المستفيدين، القدر
المحفوظ من القرآن مثلًا، وهكذا...
- هناك معيار
نوعي، وهو: يهتم بنوعية الإنجاز ومستوى الجودة، مثل: مستوى طلبة المعهد ودرجة
إجادتهم مثلًا للفقه والعقيدة، ودرجة الإجادة في الحفظ والتجويد، وهذا أصعب من
المعيار الكمي وإن كان أهم منه في تقييم ثمرة الأعمال.
- معيار زمني
يهتم بالمدة التي تم فيها الإنجاز، ودلالة ذلك على كفاءة الاستفادة من الموارد
المالية والبشرية وعدم إهدارها، فالعمل الذي ينجز في أسبوع حينما ينجز في أسبوعين؛
فهو مؤشر على وجود خلل.
- معيار
التكلفة المادية ومدى تناسب حجم الإنفاق مع أهمية العمل ووزنه النسبي مع بقية
الأعمال، وهل النفقة تتناسب مع ما تم من أعمال.
عاشرًا: صفات المتابع الجيد:
1- المعرفة
الجيدة بمنهج وأهداف المؤسسة.
2- الدراسة
الجيدة لخطة العمل ويفضل مشاركته في وضعها.
3- أن يكون من
أصحاب الخبرة السابقة في تنفيذ الأعمال.
4- القدرة على
المواجهة وإجراء المقابلات وطرح التساؤلات.
5- التوازن في
التقييم دون مبالغة ودون بخس الأعمال.
6- الأمانة
وعدم الخلط بين الخلافات الشخصية وبين التقييم المنصف والعادل.
الحادي عشر: ضوابط المتابعة الفعالة:
1- توضع خطة
المتابعة مع الخطة التنفيذية، ويكلِّف بها المديرُ العاملين مع التكليف بالخطة
التنفيذية.
2- ينبغي أن
يتناسب نظام المتابعة مع طبيعة العمل واحتياجاته وحجمه، بحيث لا يصبح نظام
المتابعة عبئًا على العمل، ولا أكبر من العمل نفسه (تجربة المتابعة في الجامعة في
فترة سابقة) حيث شكَّلت لجنة خارجية تابعة للإدارة المركزية للمتابعة، بينما
الهيكل الإداري لم يكن مستوعبًا ذلك.
2- ينبغي أن
تعتني المتابعة بوسائل العلاج والإصلاح؛ فهذا هو الهدف من وراء المتابعة، وليس رصد
المخالفات فقط.
3- ينبغي أن
تتم المتابعة بأقل التكاليف، ولا تتعدد نظم المتابعة دون مبرر حتى لا تكون معوقة
للعمل، مثل: طلب التقارير في غير محلها إذا كان السؤال المباشر يغني عن التقرير
المكتوب.
4- سرعة
الإبلاغ عن الانحرافات للمختصين دليل على فاعلية نظام المتابعة، بل نظام المتابعة
المثالي يعمل على كشف الأخطاء قبل وقوعها.
5- ينبغي أن
تكون منطلقات المتابعة منطلقات موضوعية، وليست دوافع شخصية، ولا بدافع تصيد
الأخطاء، فأسوأ نوع من المديرين هو الذي يترك فريق عمله يخطئ ليعلق لهم المشانق
بعد ذلك!
6- تحديد
الأهداف بدقة وسهولة قياسها يسهِّل عملية المتابعة.
7- وضوح
المسئوليات والتناسب بين المسئولية والسلطة من أهم الأمور التي تيسر عملية
المتابعة، واختلالها ينسحب على المتابعة، ولا يصح وجود عاملين فوق مستوى المتابعة!
8- الشخصية
التي تقوم بالرقابة ينبغي أن يكون من أصحاب الخبرة بأهداف ومنطلقات المؤسسة
وخططها، وكذلك معرفة أنماط العاملين وطرق ووسائل التقييم والقدرة على اكتشاف
الانحرافات، وكذلك القدرة على اقتراح البدائل والحلول.
9- وضوح
وبساطة وموضوعية وسائل التقييم، وسهولة فهمها للقائمين على العمل من رؤساء
ومرؤوسين.
10- المتابعة
الزائدة تؤدي إلى نتائج عكسية، وتنشر جوًّا من عدم الثقة بين فرق العمل، وتعرقل
الفريق عن التنفيذ.
11- التركيز
في غير محله وبالأمور الهامشية يؤدي إلى خروج المتابعة عن هدفها الأصلي، مثلًا:
عند تقييم دورة من الدورات يمكن أن يركز البعض على نظافة المكان أكثر من حديثه عن
المضمون، والحضور، والمنهج، ونسبة النجاح.
12- المتابعة
عملية مستمرة.
13- ضوابط
التعليق على أداء العاملين.
- تتدرج
متابعة العاملين من الإرشاد، ورسم معالم الطريق السليم للتنفيذ، ثم النصح المباشر
عند الخطأ، ثم المواجهة عند تكرر الخطأ وعدم الإذعان للتوجيهات، وهناك بعض الضوابط
تعين على أن يكون التعليق على أداء العاملين مثمرًا، ويحفز العاملين على العمل:
- قم بالتعليق
على سلوك شاهدته، وليس أمرًا استنتجته.
- قم بشرح ما
رأيت وكيف شعرت بدلًا من إصدار الأحكام.
- ركز على
السلوك الذي يمكن تغييره.
- إذا ضاق
الوقت ركز على نواحي الأداء الأكثر أهمية وعلق عليها.
- علق على
الأعمال التي تم إنجازها بشكل جيد، والأشياء التي تحتاج لتحسين، ولا يكن تعليقك
منصبًا فقط على الأشياء السلبية.
- كن متوازنًا
في النقد والتقييم؛ فلا تضخم صغيرًا، ولا تحقر مهمًّا.
- احرص على أن
يكون تعليقك يؤثر إيجابيًّا على العاملين.
- وفي العمل
التطوعي الذي يصعب فيه الثواب والعقاب؛ ذكِّر بالخير الذي فاته مِن الإهمال في
العمل والثواب الذي فقده، والأثر السلبي لانتشار الشر واندحار الخير.
موقع أنا السلفي
www.anasalafy.com
